Herramientas y Materiales

Herramientas y materiales

¿Qué son las compras?

Compras es el proceso de suministro y pedido de materiales, servicios, y equipos. A veces se le llama Adquisiciones. Su objetivo principal es procurar materiales al menor precio acorde con la calidad y el nivel de servicio esperado. Aparte de asegurar que la empresa mantiene un suministro constante de materiales, la función de compras es asegurar que hay balance entre el suministro de materiales y los niveles de inventario para poder mantener un nivel de rentabilidad en cuanto a materiales se refiere.

¿Cuál es un proceso efectivo de compras?

Presentamos a continuación el proceso de compras:

Paso 1 - Recibo y análisis de la Solicitud de compras (SC)

El departamento de compras recibe y analiza los requerimientos de materiales y suministros del departamento que hace los pedidos. Dichos pedidos se encuentran en el formulario de Solicitud de compras, el cual contiene los detalles del pedido como la cantidad y especificación de los productos.

Paso 2 - Selección de las fuentes potenciales de suministro

Si los materiales o suministros solicitados no son nuevos artículos, el personal de compras busca en los archivos correspondientes los proveedores actuales de los mismos, y en caso contrario debe que buscar en las páginas amarillas, en el Internet, o en otras fuentes para encontrar posibles proveedores.

Paso 3 - Expedición de Solicitudes de cotización

Si no existe un proveedor regular de los materiales o suministros requeridos y no hay intención de buscar uno nuevo, entonces se procede a contactar al proveedor actual. Sin embargo, se le pide a los proveedores nuevos o potenciales presentar una cotización de precios para evaluación por parte del departamento de compras.

Paso 4 - Selección de la fuente apropiada

Una vez se reciben las cotizaciones se evalúa a los proveedores. Los criterios de evaluación incluyen los siguientes:

• Cotización de precios

• Especificaciones

• Capacidad de entrega

• Capacidad y seriedad del proveedor

• Reputación del proveedor

• Posibilidad de descuentos por volumen

• Posibilidad de establecer una relación de largo plazo con el proveedor

La selección del proveedor apropiado depende del tipo de artículo y la importancia del artículo que se va a obtener.

Paso 5 - Determinación del Precio apropiado

Una vez que el proveedor ha sido seleccionado ambas partes deben llegar a un acuerdo sobre el precio correcto. Las negociaciones de precio o descuentos por volumen y otros detalles pueden hacerse durante este paso.

Paso 6 - Expedición de la Orden de compras ( OC )

Una vez que se ha acordado y aprobado el precio se expide la Orden de compra al proveedor confirmando los detalles presentados en el formulario de solicitud de compra. Es responsabilidad del departamento de compras hacer el seguimiento del proveedor no solo para el cumplimiento de la OC sino también del plazo de entrega.

Paso 7 - Análisis de los Reportes de arribo y aprobación de la Factura del vendedor para el pago

Antes de la aprobación de la factura del vendedor para el pago, es responsabilidad del departamento de compras, por intermedio del departamento de recibos, evaluar el contenido de la entrega según se presenta en el reporte de recibo con respecto a la OC y la solicitud de compra. Se puede tomar una muestra aleatoria para determinar la veracidad del contenido según el reporte de recibo. Un control estricto de calidad es crítico en esta etapa.

¿Cuáles son los diferentes enfoques de compras?

Los enfoques de compras son diferentes dependiendo de si el artículo es de bajo o alto costo y de si tiene un impacto bajo o alto en las operaciones

Herramientas y suministro

7zip es un software de compresión de archivos gratuito que ha sido creado con códico abierto, bajo la licencia de GNU LGPL. Para descargar este software no es necesario hacer ningún pago y puede instalarse en equipos individuales así como en equipos comerciales.

Wobzip es una herramienta gratuita que nos permite descomprimir archivos tanto desde nuestra computadora como desde una dirección URL dada, de forma casi automática.

Onlinezip es una aplicación online que se encarga de comprimir hasta un máximo de 5 archivos simultáneamente con un peso máximo cada uno de 650kb.

PowerArchiver es un original compresor de archivos que integra múltiples funciones que se complementan con la gestión de archivos comprimidos.

Si bien de un primer vistazo su interfaz parece inspirada en WinZip, explorando los menús encontramos que, además de las tradicionales operaciones de compresión y descompresión, podemos visualizar JPG, GIF, ICO, WMF, EMF, BMP, RTF y TXT, así como también podemos analizar la presencia de virus en nuestros archivos. Otra opción interesante parece ser la creación de archivos autoejecutables.

Entre los puntos destacados encontramos su modalidad asistida, la posibilidad de insertar comentarios en los archivos, el envío como adjunto de un e-mail desde el propio programa y el menú “Burner”, destinado al quemado de CD y DVD y la gestión de archivos ISO.

Winzip es una de las mejores herramientas para la gestión de archivos comprimidos, particularmente en el formato ZIP. Apenas se ejecuta, nos da a elegir entre sus modos “Clásico” y “Wizard”, siendo este último el destacado ya que automatiza las principales operaciones de la compresión en una secuencia de pasos asistidos.

WinRar es considerado una de las mejores herramientas para la gestión de archivos compactados, gracias a su interfaz, capacidad y simplicidad. Cada nueva versión de WinRar suele traer innovaciones e incorporar las distintas funciones que circulan en otros programas, por lo que se sintetizarán en él las herramientas más útiles de este rubro. WinRar permite crear ficheros multivolúmenes y archivos autoejecutables.

WinAce es una potente herramienta para la gestión de archivos comprimidos que permite la creación, visualización y extracción de cualquiera de los formatos de compresión más utilizados. Es uno de los programas con mayor ratio de compresión. Su interfaz es visualmente atractiva y accesible.

Freecompresor es una herramienta muy fácil de usar, simplemente arrastra y deja tus archivos en FreeCompressor para comprimirlos o descomprimirlos. Podés utilizar una contraseña de protección a tus archivos más valiosos.

IZArc es un compresor gratuito que tiene funciones muy interesantes y además está en muchísimos idiomas.

IZArc es muy configurable y flexible, soporta la mayoría de formatos y su interfaz se integra perfectamente a la del sistema. En definitiva, IZArc es un compresor muy útil para solucionar todas nuestras necesidades de compresión y descompresión.

HandyBits Zip&Go es una sencilla herramienta para la compresión de archivos que nos permitirá comprimir y descomprimir de forma extremadamente sencilla. Basado en una interfaz clara e intuitiva, el programa dispone de varias opciones a la hora de llevar a cabo la compresión. Podremos crear archivos ZIP de la manera que más cómoda nos resulte: bien seleccionando los archivos directamente de una lista o dejando que el asistente nos guíe.